Bildrechte bei Mitarbeiterfotos: Was vor der Veröffentlichung geklärt sein muss

Die häufigste Frage, die mir Betriebe stellen, lautet: Reicht eine Unterschrift? Die ehrliche Antwort ist: Eine Unterschrift reicht rechtlich oft aus und menschlich fast nie. Zwischen diesen beiden Aussagen liegt der ganze Ärger, den ich in zehn Jahren Beratung gesehen habe.

Wer Mitarbeitende fotografiert, braucht dafür eine Erlaubnis. Das ist in Deutschland im Kunsturhebergesetz geregelt, und der zentrale Paragraf ist kurz genug, um ihn einmal zu lesen. Der Gesetzestext zu § 22 KunstUrhG sagt im Kern, dass Bildnisse nur mit Einwilligung der abgebildeten Person verbreitet oder öffentlich zur Schau gestellt werden dürfen. Ausnahmen gelten unter anderem für Personen der Zeitgeschichte und für Bilder, auf denen Menschen nur als Beiwerk neben einer Landschaft erscheinen.

Was eine wirksame Einwilligung enthält

Eine Einwilligung ist nur dann wirksam, wenn sie sich auf einen konkreten Vorgang bezieht. „Wir dürfen Fotos von Ihnen verwenden“ ist zu unbestimmt und wird im Streitfall niemanden retten. Vier Angaben gehören hinein.

Erstens: wer fotografiert. Zweitens: welcher Zweck verfolgt wird, also Karriereseite, Geschäftsbericht, Social Media oder interne Kommunikation. Drittens: wo die Bilder erscheinen, möglichst mit Nennung der konkreten Kanäle. Viertens: wie lange sie verwendet werden dürfen.

Wenn Sie diese vier Punkte in ein Formular schreiben, das auf eine Seite passt, haben Sie mehr erreicht als die meisten Betriebe in Deutschland. Ein zweiseitiges Formular mit juristischer Sprache wird unterschrieben, ohne gelesen zu werden, und das ist der eigentliche Grund, warum solche Vordrucke scheitern.

Zweckbindung ist keine Formalie

Der häufigste Streit entsteht nicht durch fehlende Unterschriften, sondern durch Zweckentgrenzung. Jemand hat 2021 einer Aufnahme für das Intranet zugestimmt. Zwei Jahre später hängt dieselbe Aufnahme auf einer Messe in vier Metern Höhe, und die Person erfährt es von einer Kollegin.

Rechtlich ist das ein klarer Fall. Wer eine Einwilligung für einen Zweck erteilt hat, hat sie nicht für alle anderen erteilt. Praktisch ist es ein Vertrauensschaden, der sich nicht reparieren lässt, indem man hinterher um Entschuldigung bittet. Die Lösung liegt in der Planung: Überlegen Sie vor dem Fototermin, welche Kanäle in den nächsten drei Jahren wahrscheinlich bespielt werden, und holen Sie die Erlaubnis einmal für alle diese Kanäle ein.

Der Widerruf gehört ins Formular

Jede Einwilligung ist jederzeit widerruflich, und zwar ohne Angabe von Gründen. Das ist keine Fussnote, sondern der Kern des Ganzen, denn die Möglichkeit zum Widerruf ist der Grund, warum eine Einwilligung überhaupt freiwillig sein kann. Wer sie verschweigt, entzieht der eigenen Erlaubnis die Grundlage.

Schreiben Sie deshalb einen Satz ins Formular: Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, eine kurze Nachricht an die Personalabteilung genügt. Und dann müssen Sie auch liefern können. Das bedeutet, dass Ihr Bildarchiv so organisiert sein muss, dass Sie eine einzelne Aufnahme tatsächlich finden und aus allen Verwendungen entfernen können. Wer seine Bilder in einem Ordner mit der Bezeichnung „Fototermin 2024“ ablegt, kann das nicht.

Die Würde der Porträtierten

Der rechtliche Rahmen deckt die Fälle ab, in denen jemand widerspricht. Er deckt nicht die Fälle ab, in denen jemand nicht widerspricht, obwohl er möchte. Genau dort entstehen die Bilder, die später Probleme machen: das Porträt einer Kollegin, die eigentlich nicht wollte, aber nicht die Einzige sein mochte, die sich weigert.

Der Umgang damit ist keine Rechtsfrage, sondern eine Frage der Organisation. Schreiben Sie in die Einladung zum Fototermin ausdrücklich hinein, dass die Teilnahme freiwillig ist und keine Begründung verlangt. Stellen Sie sicher, dass in der Planung des Tages mindestens eine Bildidee pro Bereich vorhanden ist, die ohne erkennbare Personen funktioniert. Wie man das organisiert, steht unter Mitarbeiterporträts planen.

Es gibt dabei eine Faustregel, die sich in der Praxis bewährt hat. Fragen Sie sich bei jedem Bild, ob die abgebildete Person es in fünf Jahren noch gern sieht, wenn sie es zufällig im Netz entdeckt. Wenn Sie zögern, nehmen Sie es nicht.

Was vor der Veröffentlichung zu tun ist

Kurz vor der Veröffentlichung sollten vier Dinge erledigt sein. Prüfen Sie, ob für jede abgebildete Person eine Einwilligung vorliegt, die den Verwendungszweck abdeckt. Prüfen Sie, ob die Aufnahmen, die übrig geblieben sind, tatsächlich dem entsprechen, was die Menschen erwartet haben. Prüfen Sie, ob Ihr Archiv eine Rücknahme technisch erlaubt. Und prüfen Sie, ob für jedes Bild ein Alternativtext existiert, der beschreibt, was zu sehen ist, ohne in Suchbegriffe zu verfallen.

Der letzte Punkt wird am häufigsten vergessen und ist der einfachste. Wie man ihn richtig macht, steht unter Alt-Texte für Fotografien.

Für die Auswahl nach dem Termin gilt ein verwandter Grundsatz. Wer Bilder auswählt, entscheidet auch darüber, welche Ausschnitte später Wirkung entfalten, und das lässt sich nicht nachträglich reparieren. Wie man dabei vorgeht, steht unter Bilder für die Unternehmenswebsite auswählen.

In der Auswahl selbst steckt ebenfalls eine rechtliche Dimension, die selten bedacht wird. Der Ausschnitt entscheidet mit darüber, ob eine Aufnahme die Person respektvoll zeigt. Ein Bild, das jemanden von unten aufnimmt oder am Rand abschneidet, kann rechtlich einwandfrei und trotzdem unangemessen sein. Was der Bildrand bewirkt, ist unter Was der Bildrand verändert beschrieben.

Für die Praxis empfehle ich ausserdem zwei Gewohnheiten. Erstens: Bewahren Sie die Einwilligungen nicht im Personalfach, sondern im Bildarchiv, direkt bei der Serie. Zweitens: Führen Sie eine Liste der Verwendungen, also eine kurze Notiz, wo welche Bilder eingesetzt wurden. Wer nach zwei Jahren wissen will, wo eine Aufnahme überall steckt, braucht diese Liste und nicht sein Gedächtnis.

Ein verwandter Punkt betrifft die Reihenfolge, in der Bilder veröffentlicht werden. Eine Serie, die nach und nach wächst, macht es schwerer, den Überblick über erteilte Einwilligungen zu behalten, als eine Sammlung, die in einem Zug entsteht. Warum sich das trotzdem lohnt, steht unter Warum eine Bildserie mehr erzählt.

Wer in Frankfurt arbeitet und Aufnahmen im Stadtraum plant, sollte ausserdem wissen, dass für Aufnahmen an öffentlichen Orten eigene Regeln gelten. Einen Überblick über die Praxis im Frankfurter Osten gibt Fotografieren in Fechenheim und Frankfurt.

Ein letzter Hinweis zu den Bildern, die Sie nicht selbst gemacht haben. Für Material aus Bilddatenbanken gelten andere Regeln, etwa zu Model Releases, Lizenzumfang und Laufzeiten. Warum gemietete Bilder auf einer Unternehmenswebsite ohnehin selten tragen, steht unter Unternehmensfotos, die nach Unternehmen aussehen. Und wer gerade erst plant, findet die Checkliste für den Aufnahmetag unter Ein Fotoshooting vorbereiten.

Wenn Sie merken, dass Sie bei diesem Thema seit Jahren unsicher sind, sind Sie in guter Gesellschaft. Die meisten Betriebe haben irgendwann eine Einwilligung verloren oder eine Aufnahme zu weit verwendet. Der Unterschied liegt nicht darin, ob das passiert, sondern darin, ob die Organisation danach so aussieht, dass es nicht wieder passiert.